Wetsvoorstel digitale algemene vergadering ingediend bij de Tweede Kamer

Sinds het vervallen van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid op 1 februari 2023 is het voor rechtspersonen niet langer mogelijk om een algemene (leden)vergadering volledig digitaal te houden. Omdat tijdens de COVID-19 pandemie veel (positieve) ervaring is opgedaan met volledig digitaal vergaderen, heeft de wetgever – na een consultatieronde en een positief advies van de Raad van State op 18 september 2023 – deze maand het Wetsvoorstel digitale AVA (en de bijbehorende Memorie van toelichting, “MvT”) bij de Tweede Kamer ingediend om volledig digitaal vergaderen permanent mogelijk te maken (naast de al de bestaande mogelijkheid van een hybride algemene vergadering). 

Wetsvoorstel digitale AVA nader toegelicht

De hoofdlijnen van de voorgestelde wettelijke regeling zijn als volgt.

• NV, BV, coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij: statutaire basis voor het houden van een digitale vergadering noodzakelijk

Een volledig digitale algemene vergadering is bij NV’s, BV’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen alleen mogelijk indien de statuten dit uitdrukkelijk toestaan. De statuten van de meeste rechtspersonen zullen hierin nog niet uitdrukkelijk voorzien. Wenst een rechtspersoon in de toekomst na inwerkingtreding van de wet digitale AVA’s te kunnen houden, dan zal daartoe eerst een statutenwijziging moeten worden doorgevoerd, waartoe door de algemene vergadering is besloten. Die algemene vergadering zal derhalve een fysieke vergadering zijn of, voor zover de statuten dat toestaan, een hybride vergadering. 

De rechtspersoon bepaalt zelf de inhoud van de statutaire bepaling(en). Daarin kan bijvoorbeeld worden opgenomen dat het bestuur beslist of (en zo ja, onder welke voorwaarden) de algemene vergadering volledig digitaal plaatsvindt, of daarvoor een machtiging van de algemene vergadering nodig is, dan wel dat de mogelijkheid van volledig digitaal vergaderen voor bepaalde besluiten wordt uitgesloten. Rechtspersonen kunnen in de statuten bepalen dat het houden van fysieke vergaderingen niet geoorloofd is. De wetgever licht in de MvT toe dat delegatie naar een reglement of bijvoorbeeld naar het orgaan dat de vergadering bijeenroept ook mogelijk is. Daarbij zal het moeten gaan om een nadere uitwerking of aanvulling van de wettelijke en eventueel statutaire regeling, en niet om een afwijking.

• Vereniging en VvE: machtiging algemene ledenvergadering

Voor verenigingen en VvE’s is een statutaire grondslag niet nodig. De algemene ledenvergaderingen van verenigingen en VvE’s kunnen het bestuur machtigen tot het houden van een hybride of digitale algemene ledenvergadering. De inhoud van de machtiging wordt overgelaten aan de leden van de verenigingen en VvE’s. Zij kunnen kiezen of, en zo ja voor hoe lang, er digitaal vergaderd wordt en onder welke voorwaarden. De MvT voegt hieraan toe dat verenigingen en VvE’s bij de afweging of een digitale vergadering gewenst is moeten stilstaan bij mogelijke gevolgen voor de leden die onvoldoende digitale basisvaardigheden hebben en hoe aan de eventuele wensen van deze leden tegemoet kan worden gekomen.

• Digitale vergadering rechtspersoon vormt zo veel mogelijk een afspiegeling van een fysieke vergadering

Uitgangspunt van het Wetsvoorstel digitale AVA is dat een digitale algemene vergadering zoveel mogelijk een afspiegeling is van de fysieke vergadering en dat een digitale vergadering moet voldoen aan dezelfde dan wel materieel equivalente randvoorwaarden als een fysieke vergadering. Dat betekent dat de leden respectievelijk aandeelhouders volwaardig moeten kunnen participeren aan de digitale vergadering, als ware zij in de vergadering fysiek aanwezig. Zij moeten een redelijke kans krijgen om vragen te stellen en het bestuur dient hier naar beste weten op te antwoorden. 

Verder is het gebruik van een tweezijdig elektronisch communicatiemiddel verplicht: aandeelhouders en leden moeten de digitale vergadering rechtstreeks kunnen volgen met beeld en geluid én met beeld en geluid aan de beraadslaging kunnen deelnemen. Daarnaast moeten zij tijdens een volledig digitale algemene (leden)vergadering ‘live’ kunnen stemmen en via het elektronisch communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd. 

• Geen regeling voor noodsituaties

Het Wetsvoorstel digitale AVA bevat geen voorziening om in bepaalde (nood)situaties, zoals een pandemie, oorlog of natuurramp, digitaal vergaderen ook zonder statutaire grondslag voor NV’s, BV’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen mogelijk te maken. De wetgever licht in de MvT toe dat rechtspersonen op grond van de bepalingen in het Wetsvoorstel digitale AVA zelf een regeling voor noodsituaties kunnen opnemen in de statuten of in de machtiging aan het bestuur. De wetgever zal nog bezien of deze het treffen van een nadere (nood)regeling voor de digitale vergadering nodig acht.

• De aanpassing van de regels voor oproeping voor de algemene vergadering

De regels voor digitale oproeping voor een vergadering worden gemoderniseerd en vereenvoudigd. Zo vervalt het instemmingsvereiste van een aandeelhouder om elektronisch opgeroepen te kunnen worden en is het voor een niet-beursgenoteerde NV niet langer nodig om via een landelijk dagblad haar aandeelhouders op te roepen tot de algemene vergadering; dit kan ook plaatsvinden door bijvoorbeeld een aankondiging op de website van de NV.

Timing

De wetgever streeft ernaar dat de wettelijke regeling op 1 januari 2025 in werking treedt.