Voorontwerp digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen
Op 7 december 2022 is het voorontwerp digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen (het “Voorontwerp”) met concept memorie van toelichting ter consultatie voorgelegd. Het Voorontwerp introduceert de mogelijkheid voor privaatrechtelijke rechtspersonen (onder andere N.V.'s, B.V.'s, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen) om de algemene vergadering volledig digitaal te houden. Het voorontwerp bouwt op bepaalde punten voort op de Tijdelijke wet Covid-19 Justitie en Veiligheid (de “Tijdelijke Wet”), op basis waarvan rechtspersonen vanwege de Covid-19 pandemie tijdelijk kunnen afwijken van wettelijke en statutaire bepalingen en onder meer volledig digitaal kunnen vergaderen.
De Minister voor Rechtsbescherming heeft bij brief van 5 december 2022 aangekondigd dat de Tijdelijke Wet met ingang 1 februari 2023 zal vervallen. Gevolg hiervan is dat het vanaf 1 februari 2023 tot de invoering van de nieuwe regeling, niet langer mogelijk is voor privaatrechtelijke rechtspersonen om volledig digitaal te vergaderen.
Drie hoofdlijnen van het Voorontwerp
Het Voorontwerp bevat drie hoofdlijnen: (1) de introductie van een facultatieve regeling voor het houden van een volledig digitale algemene vergadering, (2) het stellen van (nadere) voorwaarden aan het houden van een hybride en volledig digitale algemene vergadering en (3) de aanpassing van de regels voor oproeping voor de algemene vergadering.
1. De introductie van een facultatieve regeling voor het houden van een volledig digitale algemene vergadering
Voorgesteld wordt om een volledig digitale algemene vergadering alleen te kunnen houden indien de statuten daarvoor een grondslag bevatten. Alleen voor verenigingen en VvE’s is een dergelijke statutaire grondslag niet nodig. De achtergrond hiervoor is dat er voldoende draagvlak moet zijn bij de meerderheid van de aandeelhouders voor deze vorm van vergaderen, aldus de concept memorie van toelichting. De besluitvorming met betrekking tot de statutenwijziging om de statutaire grondslag in te voegen hoeft volgens het Voorontwerp niet met een versterkte meerderheid te worden genomen.
De rechtspersoon bepaalt zelf de inhoud van de statutaire bepaling(en). Daarin kan bijvoorbeeld worden opgenomen dat het bestuur beslist of (en zo ja, onder welke voorwaarden) de algemene vergadering volledig digitaal plaatsvindt, of daarvoor een machtiging van de algemene vergadering nodig is, dan wel dat de mogelijkheid van volledig digitaal vergaderen voor bepaalde besluiten wordt uitgesloten. Delegatie naar een reglement of bijvoorbeeld naar het orgaan dat de vergadering bijeenroept is ook mogelijk.
2. Het stellen van (nadere) voorwaarden aan het houden van een hybride en volledige digitale algemene vergadering
Uitgangspunt is dat een digitale algemene vergadering zoveel mogelijk een afspiegeling is van de fysieke vergadering en dat een digitale vergadering moet voldoen aan dezelfde c.q. materieel equivalente randvoorwaarden als een fysieke vergadering, aldus de concept memorie van toelichting. Dat betekent dat de leden en aandeelhouders volwaardig moeten kunnen participeren aan de digitale vergadering, als ware zij in de vergadering fysiek aanwezig.
Daarom wordt in het Voorontwerp verplicht gesteld dat de leden en aandeelhouders de vergadering (zowel een volledig digitale als een hybride) rechtstreeks kunnen volgen met beeld en geluid én dat zij met beeld en geluid aan de beraadslaging kunnen deelnemen. Gebruik van een tweezijdig communicatiemiddel wordt dus verplicht, zodat zoveel mogelijk wordt geborgd dat er interactie mogelijk is tussen bestuur, aandeelhouders en andere vergadergerechtigden. Anders dan op grond van de Tijdelijke Wet, kan dus niet worden volstaan met het uitzenden van een livestream, aldus de concept memorie van toelichting.
Zoals op grond van de huidige wettelijke regeling al geldt voor de hybride algemene vergadering, moeten leden en aandeelhouders tijdens een volledig digitale algemene vergadering ‘live’ kunnen stemmen. Daarnaast dient het lid dat of de aandeelhouder die digitaal deelneemt aan de vergadering via het elektronisch communicatiemiddel te kunnen worden geïdentificeerd. Ook dit vereiste geldt thans voor de hybride algemene vergadering.
3. De aanpassing van de regels voor oproeping voor de algemene vergadering
De regels voor digitale oproeping voor een vergadering worden gemoderniseerd en vereenvoudigd. Zo vervalt het instemmingsvereiste van een aandeelhouder om elektronisch opgeroepen te kunnen worden en is het voor een niet-beursgenoteerde NV niet langer nodig om via een landelijk dagblad haar aandeelhouders op te roepen tot de algemene vergadering; dit kan ook plaatsvinden door bijvoorbeeld een aankondiging op de website van de NV.
Daarnaast zal in de oproeping tot een volledig digitale of hybride algemene vergadering informatie moeten worden opgenomen over de procedure voor deelname aan de algemene vergadering en het uitoefenen van het stemrecht door middel van een elektronisch communicatiemiddel.
Preadvies over de digitale algemene vergadering
Manon Cremers, Lieke Stroeve en Sandra Rietveld van Stibbe hebben in opdracht van de Koninklijke Vereeniging Handelsrecht een preadvies geschreven[1] over de digitale algemene vergadering, waarin zij de wetgever handvatten aanreiken voor deze nieuwe wettelijke regeling voor de digitale algemene vergadering.
In het preadvies pleiten zij voor een wettelijke regeling waarbij iedere rechtspersoon op grond van de wet de mogelijkheid heeft om digitaal of hybride te vergaderen, zonder dat daarvoor een statutaire grondslag nodig is. In de statuten kunnen aanvullende of afwijkende regelingen worden getroffen, door bijvoorbeeld een bepaalde wijze van vergaderen uit te sluiten of om een bepaalde vorm van vergaderen slechts in bepaalde gevallen mogelijk te maken. Verder menen zij dat een fysieke, hybride en digitale vergadering als gelijkwaardig kunnen worden beschouwd, zolang de rechten van aandeelhouders in elke algemene vergadering goed worden geborgd. Deelnemen aan de beraadslagingen dient zowel in de hybride als volledig digitale vergadering te worden gefaciliteerd, maar dit betekent niet dat in alle gevallen beeld en geluid nodig is om deze te beraadslagingen te doen plaatsvinden, aldus de preadviseurs. Rechtspersonen moeten zo veel mogelijk flexibiliteit krijgen bij de inrichting van hun vergadering. Met de mogelijkheid van volledig digitaal vergaderen kunnen rechtspersonen een belangrijke stap zetten richting duurzamer vergaderen.
De consultatieperiode voor het Voorontwerp loopt tot en met 6 februari 2023.
[1] Dit preadvies is opgenomen in H.J. de Kluiver (red.), Koninklijke Vereeniging ‘Handelsrecht’. Preadviezen 2022. De digitale vennootschap en digitaal handelsrecht, Zutphen: Uitgeverij Paris 2022, p. 109-155.
