UBO-register operationeel vanaf 27 september 2020

Verplichtingen uit de Implementatiewet UBO-register

De Wet tot implementatie van het UBO-register (“Implementatiewet”) en het bijbehorende inwerkingtredingsbesluit zijn op 7 juli 2020 in het Staatsblad verschenen. De Implementatiewet trad deels op 8 juli 2020 in werking en deels op 27 september 2020.

Verplichtingen van toepassing sinds 8 juli 2020:

1) Verzamelen en bijhouden UBO-informatie: de verplichting voor rechtspersonen om informatie over hun UBO’s intern te verzamelen en bij te houden;

2) Meewerkverplichting UBO’s: de verplichting voor UBO’s om mee te werken aan een verzoek van een rechtspersoon tot informatie; en 

3) Intern register stichtingen: op grond van een nieuw artikel 2:290 BW moeten stichtingen begunstigden, die een uitkering krijgen van 25% of minder van de uitgekeerde bedragen in een bepaald boekjaar, in een register in de eigen administratie opnemen. Deze verplichting moet worden gezien als een specificering van de administratieplicht van art. 2:10 BW. Van stichtingen wordt niet gevraagd om meer gegevens te verzamelen over de personen aan wie zij doneren dan zij reeds op grond van hun boekhoudverplichting moesten doen.

Verplichtingen van toepassing sinds 27 september 2020:

4) UBO-registratieverplichting: de verplichting voor vennootschappen en andere juridische entiteiten om hun intern verzamelde informatie te registreren in het UBO-register. Er geldt een overgangsperiode voor bestaande vennootschappen en andere juridische entiteiten die op 27 september 2020 in het handelsregister waren ingeschreven. Zij moeten voor 27 maart 2022 hun UBO(‘s) registreren in het handelsregister. Is een vennootschap of andere juridische entiteit na 27 september 2020 opgericht, dan geldt die verplichting direct en kan de inschrijving van de vennootschap of andere juridische entiteit in het handelsregister alleen geschieden als ook direct inschrijving van de UBO(’s) geschiedt.

UBO’s kunnen van tijd tot tijd wijzigen. Deze wijzigingen moeten eveneens worden opgegeven bij het handelsregister, binnen een week na het van kracht worden van deze wijziging.

5) Terugmeldverplichting Wwft-instellingen: voor Wwft-instellingen, zoals advocaten- en notariskantoren, trustkantoren en banken is een terugmeldingsplicht ingevoerd. Dat betekent dat Wwft-instellingen verplicht melding doen zijn om aan de KvK door te geven indien zij vaststellen dat de (pseudo-)UBO-gegevens daarin niet correct of niet volledig zijn.

In onze nieuwsberichten van 11 april 2019 en 23 juni 2020 gaan we uitvoerig in op de verschillende onderdelen van de Implementatiewet.

Onduidelijkheden rondom de kwalificatie en registratie van UBO’s

In de dagelijkse praktijk merken we dat er nog veel onduidelijk is rondom de kwalificatie en registratie van UBO’s. Dit heeft er alles mee te maken dat de wet- en regelgeving over het UBO-begrip en de UBO-registratieverplichting sterk versnipperd is en bovendien complex. Hierna gaan wij in op enkele onduidelijkheden.

UBO-begrip en kwalificatie – feitelijke zeggenschap

De UBO (ultimate beneficial owner) is de natuurlijke persoon die eigenaar is van of uiteindelijke zeggenschap heeft over een rechtspersoon. In het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 is bepaald welke natuurlijke personen voor de verschillende Nederlandse rechtspersonen en entiteiten automatisch als UBO moeten worden aangemerkt. Er zijn verschillenden gronden op basis waarvan iemand UBO is:

- (direct of indirect) >25% aandelenbelang, stemrechtbelang of eigendomsbelang;
- zeggenschap via andere middelen (bij NV/BV) of feitelijke zeggenschap (in het geval van verenigingen, stichtingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, respectievelijk vof, cv of maatschap).

De categorie zeggenschap via andere middelen (bij NV/BV) of feitelijke zeggenschap blijkt in de praktijk het moeilijkste te beoordelen. Dit komt mede omdat vaststelling van een UBO onder dit criterium ook op andere dan juridische gronden kan worden gebaseerd, bijvoorbeeld omdat iemand handelt op feitelijke instructie van een andere persoon. De vraag is dan hoe rechtspersonen een dergelijke zeggenschap kunnen aantonen nu niet altijd juridische documentatie voor handen is. Daarnaast geldt dat de UBO-kwalificatie onder dit criterium – en meer in het algemeen – in de toekomst nog verder kan worden ingekleurd, bijvoorbeeld op grond van de jurisprudentie.

UBO-registratie bij de Kamer van Koophandel

De Kamer van Koophandel (“KvK”) heeft een brochure gepubliceerd met daarin een instructie aan notarissen hoe de UBO-registratie bij de KvK gedaan moet worden. Hierin is bijvoorbeeld opgenomen welke documentatie er moet worden aangeleverd bij de opgave. Meer informatie over het doen van een UBO-opgave is eveneens opgenomen op de website van de KvK. 

Wij merken dat het – ondanks de brochure – op voorhand niet altijd duidelijk is welke documentatie de KvK nodig acht voor het goedkeuren van een UBO-registratie. Verklaringen van notarissen of UBO’s zelf – bijvoorbeeld in combinatie met een organogram – lijken op voorhand niet door de KvK te worden geaccepteerd. Met name bij oprichtingen kan dit voor vertraging zorgen. Het is goed om hier alert op te zijn; zo nodig zullen wij op voorhand proberen af te stemmen met de KvK.

UBO Webtool

Voor meer informatie zie ook onze Stibbe UBO Webtool.