UBO-register gaat van start op 27 september 2020

De verplichting voor rechtspersonen om de verzamelde UBO-informatie te registreren in het UBO-register en de daarmee verband houdende verplichtingen treden op 27 september 2020 in werking.

Contouren UBO-register

Een UBO is de natuurlijke persoon die eigenaar is van of uiteindelijke zeggenschap heeft over een rechtspersoon. Op grond van de Implementatiewet moeten rechtspersonen zelf informatie over hun UBO’s verzamelen, bijhouden en registreren in het UBO-register. Er kan per rechtspersoon meer dan één UBO zijn. Bepaalde informatie over de UBO’s wordt publiek toegankelijk. Het betreft de naam, geboortemaand- en jaar, woonstaat, nationaliteit en de aard en omvang van het gehouden belang. Het UBO-register wordt beheerd door de Kamer van Koophandel (“KvK”).

In onze Nieuwsberichten van 11 april 2019 en 23 juni 2020 gaan we uitvoerig in op de verschillende onderdelen van de Implementatiewet, zoals voor wie de verplichtingen uit de wet gelden, wat moet worden verstaan onder de (pseudo-)UBO en het zogenoemde afschermingsregime en we behandelen welke sancties er gelden.

Welke verplichtingen treden op 8 juli 2020 in werking?

Verzamelen en bijhouden van UBO-informatie door rechtspersonen / Meewerkverplichting UBO

Sommige onderdelen uit de Implementatiewet treden al op 8 juli 2020 in werking. Het betreft de verplichting voor rechtspersonen om informatie over hun UBO’s intern te verzamelen en bij te houden en de verplichting van de UBO om mee te werken aan een verzoek van een rechtspersoon tot informatie. Rechtspersonen hoeven deze informatie nog niet te registreren bij het register. Het niet naleven van deze regels kan leiden tot een strafrechtelijke sanctie voor zowel de rechtspersoon als de UBO. 

Intern register stichtingen

Daarnaast treedt ook art. 2:290 BW op 8 juli 2020 in werking. Op grond van dit artikel moeten stichtingen begunstigden, die een uitkering krijgen van 25% of minder van de uitgekeerde bedragen in een bepaald boekjaar, in een register in de eigen administratie opnemen. Deze verplichting moet worden gezien als een specificering van de administratieplicht van art. 2:10 BW. Van stichtingen wordt niet gevraagd om meer gegevens te verzamelen over de personen aan wie zij doneren dan zij nu reeds op grond van hun boekhoudverplichting doen.

Welke verplichtingen treden op 27 september 2020 in werking?

UBO-registratieverplichting rechtspersonen

Vanwege de coronapandemie en de zorgvuldige IT-voorbereiding van het UBO-register is besloten dat rechtspersonen pas vanaf 27 september 2020 verplicht worden om de verzamelde UBO-informatie te registreren bij het UBO-register. Er geldt een overgangsperiode voor bestaande rechtspersonen. Na 27 september 2020 krijgen zij 18 maanden de tijd voor de UBO-registratie. Nieuw op te richten rechtspersonen moeten hun UBO(’s) na 27 september 2020 echter al registreren wanneer zij zich voor het eerst aanmelden bij het handelsregister voor de registratie van hun onderneming. Voldoet een rechtspersoon niet aan de UBO-registratieverplichting kunnen er zowel administratiefrechtelijke als strafrechtelijke sancties worden opgelegd.

Terugmeldverplichting Wwft-instellingen

Voor Wwft-instellingen, zoals advocaten- en notariskantoren, trustkantoren en banken wordt een terugmeldingsplicht ingevoerd. Dat betekent dat de Wwft-instellingen verplicht zijn om aan de KvK door te geven indien zij vaststellen dat de (pseudo-)UBO-gegevens daarin niet correct of niet volledig zijn. Ook deze verplichting gaat gelden vanaf 27 september 2020.

Identificatie van raadplegers van het UBO-register en het bieden van inzicht in de gegevensverstrekking

Een onderdeel van de Implementatiewet kent nog geen datum van inwerkingtreding. Het betreft de mogelijkheid tot identificatie van raadplegers van het UBO-register en het op verzoek van de UBO inzicht bieden in het aantal keer dat zijn gegevens is verstrekt aan derden, niet zijnde overheidspartijen. Hiervoor is nodig dat eerst de Wet digitale overheid in werking treedt zodat inzichtelijk wordt welke betrouwbare identificatiemiddelen beschikbaar worden.

UBO Webtool

Voor meer informatie zie ook onze Stibbe UBO Webtool. De Webtool laat zien onder welke voorwaarden een natuurlijk persoon kan worden beschouwd als UBO en bovendien wordt duidelijk welke informatie dient te worden geregistreerd.