Toepasselijkheid ESEF in verslaggeving vanaf boekjaar 2021
Aanleiding - Het was aanvankelijk de bedoeling dat uitgevende instellingen hun jaarlijkse financiële verslaggeving over boekjaar 2020 in een uniform elektronisch verslaggevingsformaat (ESEF) zouden moeten publiceren. De Nederlandse wetgever heeft echter gebruikgemaakt van een door de Europese Commissie geboden uitstelmogelijkheid. Van uitgevende instellingen wordt verwacht dat zij verslaggeving vanaf boekjaar 2021 in ESEF publiceren. Deze alert geeft praktische tips op basis van de eerste praktijkervaringen met ESEF.
Hoofdlijnen ESEF
Uitgevende instellingen – dat wil zeggen: vennootschappen waarvan aandelen, obligaties of vergelijkbare effecten zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt – zijn verplicht hun jaarlijkse financiële verslaggeving algemeen verkrijgbaar te stellen. Uit Richtlijn 2004/109/EG, zoals gewijzigd door Richtlijn 2013/50/EU ("Transparantierichtlijn") en Verordening (EU) 2021/337 , volgt dat uitgevende instellingen verslaggeving over boekjaren die beginnen op of na 1 januari 2021 dienen op te stellen in een uniform elektronisch verslaggevingsformaat: het European Single Electronic Format ("ESEF"). Volgens de Europese wetgever bevordert het gebruik van een dergelijk formaat de toegankelijkheid en vergelijkbaarheid van verslaggeving.
In Gedelegeerde Verordening ((EU) 2019/815 ("Gedelegeerde Verordening") is nader uitgewerkt hoe uitgevende instellingen via ESEF dienen te rapporteren. Uit de Gedelegeerde Verordening volgt dat de jaarlijkse verslaggeving moet worden opgesteld in het zogenoemde 'Extensible Hypertext Markup Language' (XHTML)-formaat. De verslaggeving die in XHTML-formaat is opgesteld, moet vervolgens worden voorzien van 'XBRL-tags'. XBRL-tags zijn voor machines leesbare XBRL-markeringen op basis waarvan de transparantie, toegankelijkheid, analyse en vergelijkbaarheid van verslaggeving wordt verbeterd. Uitgevende instellingen moeten deze XBRL-tags verplicht aanbrengen bij de in de Gedelegeerde Verordening nader omschreven informatie, waaronder bepaalde gegevens in de jaarrekening1.
Uitstel ESEF voor boekjaar 2020
Uitgevende instellingen zouden aanvankelijk de verslaggeving over boekjaren die begonnen op of na 1 januari 2020 in ESEF dienen op te stellen. Omdat de COVID-19-pandemie de middelen vereist die ook nodig zouden zijn voor de overgang naar het opstellen van verslaggeving in ESEF, is aan lidstaten de mogelijkheid geboden om uitgevende instellingen toe te staan om de verslaggeving =pas vanaf boekjaren die beginnen op of na 1 januari 2021 in ESEF op te stellen. Nederland heeft van deze uitstelmogelijkheid gebruik gemaakt, zoals aangekondigd door minister Hoekstra in een brief aan de Tweede Kamer. Dit betekent dat van Nederlandse uitgevende instellingen wordt verwacht dat de verslaggeving voor het eerst vanaf boekjaar 2021 in ESEF moet worden opgesteld. Zie hierover ook onze eerdere Alerts van 19 januari 2021 en 21 december 2020.
Uitkomsten vrijwillige toepassing ESEF door uitgevende instellingen
Niettemin was het uitgevende instellingen toegestaan om vrijwillig vanaf boekjaar 2020 in ESEF te rapporteren. Uit door Stibbe verricht onderzoek blijkt dat 16 Nederlandse beursvennootschappen, dat wil zeggen: statutair in Nederland gezetelde uitgevende instellingen waarvan aandelen of certificaten van aandelen zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt, hun verslaggeving over boekjaar 2020 vrijwillig in ESEF algemeen verkrijgbaar hebben gesteld. Dat is circa 15% van het totale aantal Nederlandse beursvennootschappen. Alle beursvennootschappen die zijn overgaan tot het opstellen van verslaggeving in ESEF, hebben ook een voor de mens leesbare pdf-versie van de verslaggeving gepubliceerd.
Een relevante vraag is hoe de (effectenrechtelijke) bepaling voor uitgevende instellingen om de verslaggeving in ESEF op te stellen en algemeen verkrijgbaar te stellen, zich verhoudt tot de (vennootschapsrechtelijke) verplichting voor uitgevende instellingen om de jaarrekening door het bestuur te laten opmaken, ter vaststelling aan de algemene vergadering aan te bieden en vervolgens bij het handelsregister te deponeren. Zoals uit het voorgaande volgt, ligt voor de hand dat een voor de mens leesbare PDF-versie van de jaarrekening in plaats van de ESEF-versie aan de algemene vergadering ter vaststelling wordt aangeboden, omdat doorgaans niet alle aandeelhouders beschikken over de faciliteiten om een ESEF-jaarrekening te kunnen lezen. In dat geval kan een situatie ontstaan waarin twee versies van de jaarrekening in omloop zijn, die – in ieder geval in theorie – van elkaar kunnen afwijken door het omzetten van de gegevens in de ESEF-jaarrekening naar de voor de mens leesbare variant of vice versa.
Uit het door Stibbe verrichte onderzoek naar de eerste praktijkervaring van de publicatie van verslaggeving in ESEF blijkt dat beursvennootschappen onderkennen dat een dergelijke situatie kan ontstaan. Daarom kiezen beursvennootschappen ervoor om in dat geval een in de jaarverslaggeving een verwijzing op te nemen naar (de vindplaats van) de ESEF-versie van de jaarrekening. Daarbij wordt tevens de boodschap opgenomen dat de ESEF-versie van de jaarrekening prevaleert wanneer sprake is van verschillen tussen deze ESEF-versie en andere versies van de jaarrekening. Een dergelijke verwijzing kan er als volgt uitzien:
“This document is the PDF/printed version of the [financial year] Annual Report of [company name] in the European single electronic reporting format (ESEF) and has been prepared for ease of use. The ESEF reporting package is available on the [company’s] website. In any case of discrepancies between this PDF version and the ESEF reporting package, the latter prevails.”
Voor meer van dit soort vragen over de toepassing van ESEF in de jaarlijkse verslaggeving over boekjaar 2021 kunt u zich wenden tot Steven Hijink, Lars in ’t Veld of Loes van Dijk.
1] Zie ook J.B.S. Hijink en L. in ’t Veld, ‘Digitale jaarrekening’, in: J.B.S. Hijink e.a. (red.), Handboek Jaarrekeningenrecht, p. 1426-1429.
