Inwerkingtreding diverse bepalingen SRD II
Op 3 september 2020 is het laatste deel van de Wet tot implementatie van de Herziene aandeelhoudersrechtenrichtlijn (“SRD II”) (“Implementatiewet”) in werking getreden.
Dit laatste deel omvat bepalingen over de identificatie van aandeelhouders, de facilitering van (stem)rechten en de uitwisseling van informatie met aandeelhouders. De implementatie houdt verband met de inwerkingtreding van een Europese Uitvoeringsverordening op 3 september 2020 (“Uitvoeringsverordening”). Deze Uitvoeringsverordening bevat geharmoniseerde procedurebepalingen, standaardformulieren en minimumvereisten voor deze regelingen. De bepalingen zijn van toepassing op (buitengewone) algemene vergaderingen gehouden na 3 september 2020. In deze Alert bespreken wij deze wijzigingen en gaan wij in op de praktische uitwerking daarvan voor beursvennootschappen genoteerd aan een gereglementeerde markt binnen de EU/EER (zowel beurs-NV’s als beurs-BV’s).
Aanleiding
Aandelen in beursvennootschappen worden vaak gehouden via complexe grensoverschrijdende bewaarketens waardoor het contact en de informatiestromen tussen de vennootschap en haar aandeelhouders wordt bemoeilijkt. SRD II beoogt om de dialoog te faciliteren tussen beursvennootschappen en hun aandeelhouders door aandeelhoudersidentificatie eenvoudiger te maken. Bovendien heeft SRD II als doel om het verzenden van informatie van en naar aandeelhouders in de bewaarketen te vergemakkelijken. Ten slotte beoogt SRD II dat aandeelhouders via de bewaarketen hun (stem)rechten kunnen uitoefenen.
De Uitvoeringsverordening regelt kort gezegd hoe de informatie door de partijen in de bewaarketen moet worden doorgegeven tussen de vennootschap en de aandeelhouders. Die informatie moet voldoen aan de in de Uitvoeringsverordening geformuleerde vereisten en in gestandaardiseerde formats worden (door)gegeven.
Identificatie van aandeelhouders
Huidige regeling
In Nederland was in de Wet giraal effectenverkeer (“Wge”) (art. 49a t/m 49e) al een regeling opgenomen over identificatie van aandeelhouders en uitwisseling van informatie met aandeelhouders. Onder deze regeling kan een beursvennootschap zelf de verschillende tussenpersonen binnen de bewaarketen verzoeken om de benodigde identificatiegegevens van aandeelhouders te verstrekken. Het verzoek tot identificatie is (en blijft) beperkt tot aandeelhouders die ten minste 0,5% van de aandelen of stemrechten vertegenwoordigen.
Implementatiewet
In het nu gewijzigde art. 49b Wge is een nieuw systeem van aandeelhoudersidentificatie geïntroduceerd. In het nieuwe systeem worden identificatieverzoeken van beursvennootschappen gedaan bij een partij in de bewaarketen die dit verzoek vervolgens moet doorgeven aan de volgende partij in de bewaarketen totdat de partij die over de gegevens beschikt wordt bereikt. Op deze manier dragen de partijen binnen de bewaarketen de verantwoordelijkheid voor het doorgeleiden van het identificatieverzoek, terwijl onder het reeds bestaande identificatiesysteem de beursvennootschap steeds zelf actie moest ondernemen bij de verschillende partijen in de bewaarketen.
Het reeds bestaande identificatiesysteem uit de Wge en het nieuw geïntroduceerde systeem op grond van SRD II blijven naast elkaar bestaan. De Uitvoeringsverordening geeft nadere regels ten aanzien van het te gebruiken format voor identificatieverzoeken en antwoorden daarop en de termijnen die daarbij gelden (art. 3 en art. 9 lid 6 en tabellen 1 en 2 Uitvoeringsverordening).
Uitwisseling van informatie met aandeelhouders
Beursvennootschappen zijn op grond van het nieuwe art. 49da Wge verplicht om informatie die een aandeelhouder nodig heeft om zijn rechten te kunnen uitoefenen tijdig aan Euroclear te verstrekken. Euroclear geeft deze informatie vervolgens door aan de aandeelhouders, of als deze informatie niet bij Euroclear bekend is, aan de volgende partij in de bewaarketen. Het betreft informatie rondom de algemene vergadering (art. 4 en tabel 3 van de Uitvoeringsverordening) en informatie over zogenoemde “Corporate Events”, zoals de uitkering van dividend (art. 8 en 9 en tabel 8 van de Uitvoeringsverordening).
Ook hier geldt dat de informatie moet voldoen aan de in de Uitvoeringsverordening geformuleerde vereisten en in gestandaardiseerde formats moet worden verstrekt. Indien de vennootschap reeds een persbericht op de website heeft gepubliceerd, kan volgens de Uitvoeringsverordening worden volstaan met een gedeeltelijk ingevuld standaardformulier onder verwijzing naar de url van de website.
Facilitering van (stem)rechten: elektronische ontvangstbevestiging en stembevestiging
Ontvangstbevestiging
Indien een stem op elektronische wijze is uitgebracht, dient de vennootschap onder de nieuwe regeling onverwijld een elektronische ontvangstbevestiging te verstrekken aan degene die de stem heeft uitgebracht (art. 2:117c BW jo. art. 7 lid 1, art. 9 lid 5 en tabel 6 van de Uitvoeringsverordening). Deze bepaling geldt niet alleen voor beursvennootschappen (beurs-NV’s en beurs-BV’s) maar ook voor alle NV’s.
Stembevestiging
Een aandeelhouder (of een door hem aangewezen derde) kan binnen 3 maanden na een algemene vergadering een verzoek indienen bij een beursvennootschap om een bevestiging te ontvangen dat de namens die aandeelhouder uitgebrachte stemmen geldig zijn geregistreerd en geteld. De vennootschap moet vervolgens binnen een redelijke termijn (15 dagen) na dit verzoek deze bevestiging doen (art. 2:120 lid 6 BW jo. art. 7 lid 2, art. 9 lid 6 en tabel 7 van de Uitvoeringsverordening).
Praktijk – samenwerking met derde partijen
Beursvennootschappen zijn vanaf 3 september 2020 verplicht om aandeelhouders – al dan niet op verzoek – over bepaalde onderwerpen te informeren. Zij kunnen hieraan voldoen door gebruik te maken van de standaardformulieren uit de Uitvoeringsverordening. Nu de Uitvoeringsverordening echter voorschrijft dat de doorgifte van informatie van en naar de aandeelhouders dient plaats te vinden in een gestandaardiseerd formaat, is (grensoverschrijdende) samenwerking tussen alle partijen in de bewaarketen noodzakelijk om dit mogelijk te maken. Vote collectors en partijen die zorgdragen voor een digitaal stem- en vergaderplatform spelen hierbij dan ook een belangrijke rol; beursvennootschappen dienen in nauw overleg met deze partijen vast te stellen op welke wijze zoveel mogelijk aan deze verplichtingen van de beursvennootschap kan worden voldaan.
