FAQ: Er is een Woo-verzoek over mij ingediend, wat nu?

Woo algemeen

De Wet open overheid (“Woo“) bevat regels voor de overheid over openbaarmaking van informatie. Het gaat om informatie die bij de overheid berust in bijvoorbeeld rapporten, verslagen, e-mails, conceptdocumenten, WhatsApp-berichten en sms’jes. De Woo beoogt een transparante overheid te realiseren, wat bijdraagt aan een goede democratische bestuursvoering.

Op grond van de Woo kan iedereen een verzoek indienen bij de overheid om informatie openbaar te maken. De overheid is wettelijk verplicht om deze informatie openbaar te maken, tenzij een van de uitzonderingsgronden uit de Woo geldt. Deze uitzonderingsgronden staan in artikel 5.1 en artikel 5.2 van de Woo. ‘Openbaar maken’ houdt in dat iedereen kennis kan nemen van deze informatie, bijvoorbeeld door de informatie te publiceren op een website. Zo publiceert de gemeente Amsterdam Woo-besluiten op haar website.

Zodra de overheid het ‘Woo-verzoek’ ontvangt, gaan medewerkers op basis van het Woo-verzoek opzoek naar de verzochte informatie in archieven en databases. Vervolgens passen zij de uitzonderingsgronden toe op de informatie door passages zwart te lakken en te voorzien van een onderbouwing. De overheid neemt uiteindelijk een besluit op het Woo-verzoek. Daarin wordt uitgelegd welke informatie is gevonden en welke uitzonderingsgronden zijn toegepast. Daarnaast wordt de aangetroffen informatie openbaar gemaakt. De procedure van Woo-verzoek tot Woo-besluit duurt in beginsel niet langer dan vier tot zes weken. In de praktijk wordt deze termijn vaak niet gehaald.

Zienswijze

Als de overheid naar aanleiding van een Woo-verzoek informatie over u openbaar wil maken, dan is zij verplicht om u in de gelegenheid te stellen om daarover binnen een bepaalde termijn een zienswijze naar voren te brengen. U ontvangt dan een concept-Woo-besluit en de documenten met de informatie waaruit blijkt welke informatie de overheid wel en niet openbaar wil maken.

In uw zienswijze kunt u reageren op het voornemen om informatie openbaar te maken. Als u wilt dat bepaalde informatie niet openbaar wordt gemaakt, dan moet u motiveren waarom een van de uitzonderingsgronden daarop moet worden toegepast. De Woo kent twee soorten uitzonderingsgronden:

• Als een absolute uitzonderingsgrond geldt, dan mag de informatie niet openbaar worden gemaakt. Zo mag informatie onder meer niet openbaar worden gemaakt voor zover dit:
  • bedrijfs- en fabricagegegevens betreft die vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld;
  • persoonsgegevens betreft zoals bedoeld in paragraaf 3.1 en paragraaf 3.2 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (de “Uitvoeringswet AVG”); of
  • identificatienummers betreft zoals bedoeld in artikel 46 van de Uitvoeringswet AVG.
• Als een relatieve uitzonderingsgrond geldt, dan mag de informatie niet openbaar worden gemaakt mits het door die uitzonderingsgrond beschermde belang zwaarder weegt dan het algemene belang bij openbaarheid. Anders dan bij absolute uitzonderingsgronden, moet dus een belangenafweging worden gemaakt. Zo mag informatie onder meer niet openbaar worden gemaakt voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen:
  • de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
  • de bescherming van concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens die niet onder de absolute uitzonderingsgrond vallen;
  • de beveiliging van personen en bedrijven en het voorkomen van sabotage; of
  • indien openbaarmaking onevenredige benadeling toebrengt aan een niet in de wet genoemd belang.

Wanneer de informatie kwalificeert als ‘milieu-informatie’ of ‘milieu-informatie die betrekking heeft op emissies in het milieu’, dan worden sommige uitzonderingsgronden anders of niet toegepast. Als de informatie ouder is dan vijf jaar, dan moet het tijdsverloop worden betrokken in de belangenafweging.

Het kan verstandig zijn om het concept-Woo-besluit en de bijbehorende documenten goed te bestuderen. Het toepassen van uitzonderingsgronden en het zwart lakken van informatie blijft namelijk mensenwerk en waar gewerkt wordt, daar worden fouten gemaakt. Zo is te lezen in een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 15 juli 2020 dat een ambtenaar een document had verstrekt waar bepaalde informatie per abuis niet was weggelakt (ECLI:NL:RVS:2020:1647).

De wet schrijft niet voor hoe lang de zienswijzetermijn moet zijn. In de praktijk varieert de zienswijzetermijn van enkele dagen tot enkele weken, maar ook langere termijnen komen voor. De zienswijzetermijn moet lang genoeg zijn om u in de gelegenheid te stellen om het voornemen tot openbaarmaking van informatie goed te bestuderen. De overheid kan worden gevraagd de zienswijzetermijn te verlengen. Gedurende de zienswijzetermijn, is de beslistermijn voor de overheid opgeschort.

Bezwaar/beroep en voorlopige voorziening

Nadat de zienswijze is ingediend, hervat de overheid de besluitvormingsprocedure. De zienswijze wordt daarbij betrokken. De overheid neemt het Woo-besluit, waartegen u bezwaar kunt maken. De overheid neemt een beslissing op het bezwaar, waartegen u eventueel in beroep kunt gaan bij de bestuursrechter. Bezwaar of beroep moeten altijd binnen zes weken na de bekendmaking van het besluit worden ingesteld.

De informatie wordt in beginsel tegelijkertijd met het Woo-besluit openbaar gemaakt. Als u echter bezwaar heeft tegen openbaarmaking, dan wordt de informatie twee weken na de bekendmaking van het Woo-besluit openbaar gemaakt. Dit stelt de belanghebbende in de gelegenheid om de voorzieningenrechter te verzoeken om het Woo-besluit te schorsen gedurende de bezwaar- en/of beroepsprocedure tegen het Woo-besluit. Zodoende wordt voorkomen dat de informatie gedurende deze procedure openbaar wordt gemaakt. In de jurisprudentie zien wij dat een verzoek om schorsing van een Woo-besluit vaak wordt toegekend, omdat openbaarmaking onomkeerbare gevolgen heeft waardoor de bezwaar- en beroepsprocedure zinledig zou zijn.

Anticipeer op de Woo

Het is goed om te realiseren dat alle informatie die door burgers of bedrijven aan de overheid wordt verstrekt, op enig moment voorwerp kan worden van openbaarmaking op grond van de Woo. In algemene zin raden wij daarom aan om daar in het contact met de overheid alvast rekening mee te houden, bijvoorbeeld door kritisch na te denken over welke informatie, op welke wijze en eventueel onder welke voorwaarden wordt verstrekt. Uiteraard zijn wij graag bereid om mee te denken over tips voor concrete gevallen.

Inmiddels is de Tekst & Commentaar-editie van Kluwer gepubliceerd. Deze editie geeft u snel en vakkundig antwoord op vragen over de betekenis en toepassing van de Woo.

An English translation of this blog can be found here.

Dit is een blog in de “FAQ”-serie. Een overzicht van alle blogs in deze serie kunt u hier vinden.