Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid vandaag in werking getreden

Beperkingen onder het huidige recht

Om de verspreiding van het coronavirus te beperken, kan het fysiek bijeenkomen van leden of aandeelhouders voor een vergadering, maar ook van bestuurders, commissarissen en andere vergadergerechtigden, zoals de accountant, onwenselijk zijn. Boek 2 BW biedt niet voldoende faciliteiten om hierop in te spelen. Rechtspersonen zijn in deze coronatijden gebaat bij meer mogelijkheden om te kunnen vergaderen.

De Noodwet komt rechtspersonen op dit punt tegemoet. De Noodwet staat toe tijdelijk af te wijken van wettelijke en statutaire bepalingen die gelden voor het houden van fysieke vergaderingen. De Noodwet geeft daarbij ook de mogelijkheid om van bepaalde termijnen af te wijken. Hierdoor wordt voorkomen dat er twijfel bestaat over de rechtsgeldigheid van genomen besluiten indien een vergadering niet volgens de wet en de statuten verloopt. Tevens wordt voorkomen dat uitstel van een vergadering kan leiden tot het niet-naleven van wettelijke termijnen.

Mogelijkheden die de Noodwet biedt (paragraaf 4 – artikelen 5 t/m 25)

De Noodwet biedt met name extra mogelijkheden voor rechtspersonen, zonder deze verplicht voor te schrijven. Het is aan het bestuur om te beslissen op welke wijze een vergadering wordt ingericht en/of bepaalde termijnen worden uitgesteld. Wel zijn aan bepaalde mogelijkheden onder de Noodwet verplichtingen verbonden.

Bestuursvergaderingen en vergaderingen van de raad van commissarissen

• Statutaire bepalingen die zien op het fysiek bijeenkomen van het bestuur en de raad van commissarissen (RvC) zijn niet van toepassing. Het bestuur en de RvC kunnen met instemming van alle bestuurders respectievelijk commissarissen op andere wijze de besluitvorming regelen, bijvoorbeeld langs elektronische weg.

Elektronische toegang tot de algemene vergadering of ledenvergadering

• Het bestuur kan bepalen dat vergadergerechtigden geen fysieke toegang hebben tot de algemene vergadering of ledenvergadering, en deze uitsluitend via een elektronisch communicatiemiddel kunnen volgen (bijvoorbeeld via een livestream via audio of video), mits aan enkele voorwaarden is voldaan.

Vragen stellen voorafgaand aan en tijdens de vergadering

• Rechtspersonen stellen leden/aandeelhouders tot minimaal 72 uur voor de vergadering in de gelegenheid om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen, via bijvoorbeeld e-mail of door middel van een chatfunctie, over de onderwerpen die op de agenda staan.
• Rechtspersonen moeten zich ervoor inspannen dat ook tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd.
• De vragen worden uiterlijk op de vergadering zelf beantwoord (al dan niet thematisch) en worden gepubliceerd.

Stemrecht

• Het bestuur kan besluiten dat het stemrecht ofwel (i) tijdens de vergadering kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel, dan wel (ii) voorafgaand aan de vergadering kan worden uitgeoefend door middel van een volmacht of steminstructie aan een daartoe door de rechtspersoon aangewezen gevolmachtigde.

Oproeping

• Bij de oproeping dient te worden vermeld dat de algemene vergadering uitsluitend langs elektronische weg toegankelijk is en dat stemrecht slechts kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Als de oproeping reeds is gepubliceerd, kan het bestuur onder in kennisstelling van de leden/aandeelhouders tot uiterlijk 48 uur voor het tijdstip van de vergadering alsnog tot deze wijze van vergaderen besluiten. In dat geval kunnen aandeelhouders/leden tot in ieder geval 36 uur voorafgaande aan de vergadering vragen indienen. Ook kan tot 48 uur voor de vergadering besloten worden de plaats van de vergadering te wijzigen.

Vergaderorde

• Net als bij een vergadering waarbij de vergadergerechtigden fysiek aanwezig zijn, draagt de voorzitter van de vergadering die uitsluitend langs elektronische weg toegankelijk is zorg voor een ordelijk en efficiënt verloop daarvan.
• De spelregels worden bij de opening van de vergadering medegedeeld.

Rechtsgeldigheid besluitvorming

• Mocht een lid of aandeelhouder niet optimaal hebben kunnen deelnemen aan de virtuele vergadering, dan zijn de genomen besluiten toch rechtsgeldig.

Uitstel vergadering

• Het bestuur kan de termijn voor het houden van een vergadering met vier maanden verlengen.

Uitstel termijn voor het opmaken van de jaarrekening

• Het bestuur kan het opstellen van de jaarrekening verlengen met ten hoogste vier maanden (in geval van verenigingen en coöperaties) dan wel vijf maanden (in geval van NV’s en BV’s). In dit geval heeft de vergadering geen mogelijkheid tot verlenging.
• De hiervoor vermelde uitstelmogelijkheid wordt niet gecreëerd voor beursvennootschappen omdat uitstel voor deze vennootschappen te ingrijpende gevolgen voor deze vennootschappen zouden hebben.
• Het vanwege corona gerelateerde oorzaken niet tijdig deponeren van de jaarrekening, geldt tijdelijk niet als kennelijk onbehoorlijke taakvervulling dat leidt tot een wettelijk bewijsvermoeden voor bestuurdersaansprakelijkheid in geval van faillissement. Het bestuur dient aan te tonen dat het verzuim van de publicatieplicht te wijten is aan de gevolgen van het COVID-19-virus. Het bestuur wordt wel geacht aan de boekhoudplicht van artikel 2:10 BW te kunnen voldoen.

Duur en terugwerkende kracht

De bepalingen uit de Noodwet over rechtspersonen hebben terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020. Dit betekent voor vergaderingen die al gehouden zijn sinds 16 maart 2020, dat deze onder het bereik van de Noodwet vallen, ongeacht of de oproeping van vóór 16 maart 2020 dateert.

De bepalingen uit de Noodwet vervallen in beginsel per 1 september 2020 tenzij het voortduren van de beperkingen een verlenging van de geldingsduur van deze bepalingen noodzakelijk maakt. De bepalingen met betrekking tot het bewijsvermoeden hebben geen terugwerkende kracht en deze regeling vervalt op 1 september 2023.

Advisering

Over de mogelijkheden die de Noodwet biedt adviseren wij u graag. Omdat dit per rechtspersoon kan verschillen, geven wij u graag een op maat gesneden advies. Neemt u contact op met uw gebruikelijke contactpersoon bij Stibbe.

Wij wijzen u op de special Ondernemingsrecht in tijden van corona, waaraan ook enkele Stibbe collega’s een bijdrage hebben geleverd. Er verschijnt bovendien binnenkort een artikel over de Noodwet, geschreven door enkele Stibbe collega’s, in het Maandblad voor Ondernemingsrecht.