Ook WhatsApp- en sms-berichten op privételefoons vallen onder Wet openbaarheid van bestuur

In een eerder blogbericht naar aanleiding van de rechtbankuitspraak betoogden wij al dat er goede redenen zijn voor de conclusie dat ook berichten op privételefoons die een bestuurlijke aangelegenheid inhouden bij het bestuursorgaan behoren te berusten.

Documenten

De Wob is van toepassing op documenten (art. 3 lid 1 Wob). Kern van de zaak is  of WhatsApp- en sms-berichten vallen onder de definitie van 'document' in de zin van de Wob. Een document is volgens artikel 1 aanhef en onder a Wob 'een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat'. De Afdeling oordeelt in navolging van de rechtbank dat WhatsApp- en sms-berichten aan deze definitie voldoen. Hierna worden de verschillende elementen die het documentbegrip bepalen uiteengezet en wordt weergegeven hoe de Afdeling daarover voor WhatsApp- en sms-berichten oordeelt.

Schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat

De Afdeling gaat allereerst in op de vraag of WhatsApp- en sms-berichten kunnen worden aangemerkt als 'schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat'. De Afdeling is van oordeel dat dergelijke berichten kunnen worden aangemerkt als 'ander materiaal dat gegevens bevat'. Daarbij betrekt zij dat het begrip document blijkens de wetsgeschiedenis een ruime betekenis heeft. Ook heeft de wetgever er acht op geslagen dat de ontwikkeling van de computertechniek naar verwachting tot nieuwe gegevensdragers zal leiden.

Telefoongesprekken vallen niet onder de Wob. Wat is dan het verschil met WhatsApp- en sms-berichten? Volgens de Afdeling is van belang dat bij WhatsApp- en sms-berichten onder meer andere documenten meegestuurd kunnen worden of daarin kunnen worden opgenomen. Daarmee lijken deze berichten op e-mails, die ook onder de Wob vallen. De informele en vluchtige aard van  WhatsApp- en sms-berichten doet niet ter zake, omdat de aard van het materiaal geen rol speelt bij de invulling van het documentbegrip, aldus de Afdeling.

Bij een bestuursorgaan berustend

In de tweede plaats beoordeelt de Afdeling of WhatsApp- en sms-berichten wel bij een bestuursorgaan berusten. Ook die vraag beantwoordt de Afdeling bevestigend. De documenten hoeven volgens de Afdeling niet te staan op de harde schijf dan wel externe server of in de cloud.

Vervolgens oordeelt de Afdeling overeenkomstig de rechtbank dat WhatsApp- en sms-berichten op werktelefoons van bestuurders of ambtenaren berusten bij het bestuursorgaan wanneer de inhoud van de berichten een bestuurlijke aangelegenheid betreft.

In het oog springt dat de Afdeling, anders dan de rechtbank, van oordeel is dat ook berichten op privételefoons onder omstandigheden bij het bestuursorgaan behoren te berusten. Dat is het geval wanneer de berichten bestemd zijn voor het bestuursorgaan als zodanig. Daarvan is sprake wanneer de inhoud van de berichten een bestuurlijke aangelegenheid betreft. Deze benadering is toe te juichen. De Afdeling kijkt naar de functionele relatie tussen het bestuursorgaan en (de inhoud van) het bericht; een suggestie die wij ook deden in het eerder genoemde blogbericht. Daarnaast schreven wij in dat blogbericht dat betoogd kan worden dat de betreffende informatie bij het bestuursorgaan behoort te berusten, wanneer het bestuursorgaan door gebruik van privételefoons aan de verplichtingen van de Wob tracht te ontkomen. Het is goed te zien dat ook de Afdeling wijst op het risico dat een verschuiving zou kunnen plaatsvinden naar privégegevensdragers met het doel de toepassing van de Wob te ontlopen. Daaraan voegt de Afdeling toe dat wanneer de toepassing van de Wob zou worden bepaald door de 'concrete gegevensdrager waarop de informatie staat' dit ongewenst en willekeurig is. Ons inziens zou het voorgaande ook kunnen gelden voor e-mails vanaf een privé-account, of voor berichten die zijn opgeslagen op een (privé) pc of tablet. Het had voor de hand gelegen als de Afdeling zich daarover in deze richtinggevende uitspraak ook had uitgelaten. Dat heeft de Afdeling niet gedaan en toekomstige rechtspraak zal uitsluitsel moeten bieden.

Werkprotocollen

Vervolgens rijst de vraag hoe het bestuursorgaan de berichten die via een privételefoon zijn verstuurd, gaat achterhalen. Hierbij rijzen netelige privacy- en arbeidsrechtelijke vragen. Volgens de Afdeling kan hierin worden voorzien door middel van 'werkprotocollen' voor de omgang met berichten op telefoons. De Afdeling ziet het privacy aspect als minder problematisch, omdat deze voorziening niet ziet op de privételefoon zelf, maar op de gegevens voor zover die een bestuurlijke aangelegenheid betreffen en bestemd zijn voor het bestuursorgaan. Dat het voor de uitvoeringspraktijk van het bestuursorgaan belastend kan zijn als WhatsApp- en sms-berichten onder de Wob vallen, is voor de toepasselijkheid niet relevant. Daarbij komt dat de weigeringsgronden van de Wob voor het openbaar maken van informatie ook onverkort voor dergelijke berichten gelden, aldus de Afdeling.

Klare taal

Ten slotte valt positief te waarderen dat de Afdeling in rechtsoverweging 7.1 onder het kopje 'Wat betekent dit nu?' nog eens in heldere bewoordingen opschrijft wat de kern van haar uitspraak is. Daarbij is het wel oppassen geblazen. Het kan zomaar zijn dat in deze overwegingen toch nog iets nieuws of anders te lezen is dan in de voorgaande overwegingen. Zo overweegt de Afdeling in dit geval dat de werknemer de werkgerelateerde berichten op zijn privételefoon zo nodig moet overdragen aan zijn werkgever wanneer de werkgever daarvoor een regeling heeft gemaakt. Dat is concreter dan wat de Afdeling eerder in overweging 5 noteert. Op zich is dat geen probleem, omdat de klare-taaloverweging onderdeel uitmaakt van de uitspraak. Maar het loont de moeite om die overweging wel steeds goed te lezen.