FAQ: Er is een Woo-verzoek over mij(n) (bedrijf) ingediend, wat nu? (deel II)

Behoeft elke openbaarmaking van informatie een wettelijke grondslag? 

Ja, elke openbaarmaking van informatie door een overheid behoeft een wettelijke grondslag op basis van het legaliteitsbeginsel. Op grond van het legaliteitsbeginsel is voor elk belastend overheidshandelen een wettelijke grondslag vereist. Dit houdt in dat een overheid in principe alleen rechten en vrijheden van burgers mag beperken op grond van een voor iedereen kenbare rechtsregel, die vooraf is vastgesteld door wetgever. Op deze manier is voorafgaand aan het belastend overheidshandelen duidelijk dat een overheid hiertoe bevoegd is en binnen welke grenzen. Bijvoorbeeld als het gaat om bedrijfs- of fabricagegegevens.  Het legaliteitsbeginsel vereist daarom dat hiervoor voorafgaand aan de openbaarmaking een wettelijke grondslag bestaat. 

Wat voor vormen van openbaarmaking zijn er en wat is de wettelijke grondslag hiervoor? 

Er zijn drie vormen van openbaarmaking door de overheid: i) openbaarmaking op grond van een bijzondere wet, ii) passieve openbaarmaking en iii) actieve openbaarmaking. 

Allereerst kan een overheid informatie openbaar maken op grond van een bijzondere wet. In een dergelijk geval verplicht een bijzondere wet de overheid ertoe om bepaalde informatie openbaar te maken. Een voorbeeld hiervan is artikel 12u Instellingswet Autoriteit Consument en Markt (ACM). Op basis van dit artikel dient de ACM bestuurlijke sancties of aanwijzingen die zij heeft opgelegd openbaar te maken. Een ander voorbeeld van verplichte openbaarmaking op grond van een bijzondere wet is artikel 1:97 Wet op het financieel toezicht, op grond waarvan een toezichthouder een besluit tot het opleggen van een bestuurlijke sanctie openbaar moet maken.

Als er geen bijzondere wet is op basis waarvan een overheid bepaalde informatie openbaar moet maken, kan de Woo een overheid hier ook toe verplichten. Zo kan de overheid verplicht worden gesteld om bepaalde informatie openbaar te maken op basis van de passieve openbaarmaking (hoofdstuk 4 Woo). Bij de passieve openbaarmaking ontvangt een overheid een Woo-verzoek tot informatie (artikel 4.1 Woo). In beginsel dient de overheid deze informatie dan te verstrekken, met inachtneming van de uitzonderingen die in hoofdstuk 5 worden benoemd. 

De derde vorm van openbaarmaking is de actieve openbaarmaking op grond van de Woo. Dit is geregeld hoofdstuk 3 van de Woo. Hier gaan wij bij de volgende vraag verder op in. 

Wanneer kan de overheid zonder verzoek informatie openbaar maken? 

Een overheid kan ook onverplicht informatie openbaar maken, op basis van de actieve openbaarmakingsplicht. 

De wettelijke grondslag kan in dat geval gevonden worden in artikel 3:1 Woo. Op grond van artikel 3.1 Woo dienen bestuursorganen informatie uit eigen beweging openbaar te maken voor zover dit zonder onevenredige inspanning of kosten mogelijk is. Artikel 3.1 Woo is de opvolger van artikel 8 Wob en heeft in zekere zin een vangnetfunctie ten opzichte van de categorieën die verplicht actief openbaar gemaakt moeten worden op grond van artikel 3.3 Woo (bijlage bij Kamerstukken I 2021/22, 333328, nr. AB, p. 51). Ook als de informatie niet in de lijst van artikel 3.3 Woo staat, biedt artikel 3.1 Woo daarom vaak alsnog een grondslag tot openbaarmaking.

In artikel 3.3 Woo staan op dit moment de volgende categorieën aan informatie die actief openbaar moeten worden gemaakt:

1. Wetten en andere algemeen verbindende voorschriften;
2. Overige besluiten van algemene strekking;
3. Inzicht in de organisatie en werkwijze, waaronder de taken en bevoegdheden van de organisatieonderdelen;
4. De bereikbaarheid van het bestuursorgaan en zijn organisatieonderdelen en de wijze waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend.

Wat als er bedrijfsgevoelige informatie of gegevens over mijn werknemers in de documenten staan?

Het voornemen van een bestuursorgaan om zelfstandig of op verzoek informatie openbaar te maken kan bedrijfsgevoelige informatie of gegevens van werknemers bevatten. Het is daarom ook verstandig om als bedrijf goed te controleren welke informatie het bestuursorgaan wel of niet heeft gelakt. Soms missen bestuursorganen bijvoorbeeld per ongeluk informatie omdat ze niet op de hoogte zijn welke informatie precies bedrijfsgevoelig is of op welke manier het noemen van een enkele functie aan een individuele werknemer kan worden gelinkt. Als het bestuursorgaan informatie heeft gemist dan kunt u dit, na daartoe in de gelegenheid te zijn gesteld, aangeven in een zienswijze (zie voor meer over de zienswijzeprocedure ook de vorige blog). 

Voor wat betreft bedrijfs- en fabricagegegevens moet er een onderscheid worden gemaakt tussen artikel 5.1 lid 1 sub c en artikel 5.1 lid 2 sub f Woo. In het eerste geval (lid 1 sub c) betreft het een absolute uitzonderingsgrond waar niet van kan worden afgeweken (tenzij het om milieu-informatie gaat) en zijn de bedrijfs- en fabricagegegevens vertrouwelijk aan de overheid medegedeeld. Het is voor de absolute uitzonderingrond voldoende dat de gegevens zijn verstrekt in contact met de overheid waarvan het bedrijf redelijkerwijs het contact als vertrouwelijk mocht beschouwen (ABRvS 28 oktober 2020, ECLI:NL:RVS:2020:2555). In het tweede geval betreft het een relatieve uitzonderingsgrond waar nog een belangenafweging door het bestuursorgaan plaatsvindt. Het gaat dan om bedrijfs- en fabricagegegevens die niet vertrouwelijk aan de overheid zijn verstrekt. Het vertrouwelijke karakter van de bedrijfsgevoelige informatie kan expliciet blijken uit bijvoorbeeld een verklaring, of impliciet blijken uit de aard van de verhouding met de overheid (Bijlage bij Kamerstukken I 2021/22, 33328, AB, p. 86). 

Bedrijfs- en fabricagegegevens zijn gegevens waar kennis uit kan worden afgeleid met betrekking tot de technische bedrijfsvoering of het productieproces, dan wel de afzet van de producten of de kring van afnemers en leveranciers. De context speelt hier een grote rol. Het kan onder omstandigheden zo zijn dat ook algemene informatie moet worden weggelakt omdat de informatie zodanig verweven is met de bedrijfs- en fabricagegegevens (ABRvS 20 juni 2018, ECLI:NL:RVS:2018:2045, r.o. 4.2).

Daarnaast blijft openbaarmaking van informatie achterwege wanneer de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van een of meer personen zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid (artikel 5.1 lid 2 sub e Woo). Via deze uitzonderingsgrond kunnen bedrijven de gegevens van individuele werknemers beschermen. Hiervoor is het de vraag of de informatie herleidbaar is tot een natuurlijke persoon. Dit kan door informatie op zichzelf te bezien maar ook in combinatie met andere informatie (ABRvS 30 september 2019, ECLI:NL:RVS:2009:BJ8937; ABRvS 24 november 2021, ECLI:NL:RVS:2021:2622). In beginsel geldt dat namen van personen niet openbaar gemaakt hoeven te worden, als de medewerkers niet wegens hun functie in de openbaarheid treden en het belang van openbaarheid niet zwaarder weegt (ABRvS 31 januari 2018, ECLI:NL:RVS:2018:321). 

Lessen voor het beschermen van bedrijfsgevoelige informatie 

Er zijn dus verschillende rechtsgronden waarop bestuursorganen informatie openbaar kunnen maken. Dit kan een bestuursorgaan doen op verzoek maar ook uit eigen beweging. Als bedrijf zijn er verschillende opties om openbaarmaking zorgvuldig te laten verlopen en zo nodig tegen te gaan. Wij hebben in deze blog twee belangrijke uitzonderingen op de openbaarmakingsplicht uitgelicht. Het is aan te raden om kritisch na te gaan welke informatie en onder welke voorwaarden wordt verstrekt. Bij het geven van een zienswijze op een voornemen van openbaarmaking is het belangrijk om goed na te gaan welke informatie wel en welke informatie niet gelakt wordt en aan te geven welke uitzonderingsgronden van toepassing zijn en om welke redenen openbaarmaking achterwege moet blijven.

Zie ook onze eerdere FAQ over de Woo, die u hier kunt vinden.