Elektronische procesvoering Grondwettelijk Hof komt van de grond
Na tien jaar wordt de elektronische procesvoering bij het Grondwettelijk Hof gedeeltelijk ingevoerd. Het Koninklijk Besluit van 12 september 2024, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 19 september, voorziet in de uitvoering van artikel 78bis van de Bijzondere Wet van 6 januari 1989 op het Grondwettelijk Hof. Dit besluit biedt een eerste stap in de richting van een systeem voor elektronische procesvoering. Het nieuwe platform zal echter voorlopig slechts voor een deel van de procedure worden gebruikt.
Gefaseerde invoering
De elektronische procesvoering bij het Grondwettelijk Hof wordt in twee fases geïntroduceerd. In de eerste fase, geregeld door het Koninklijk Besluit van 12 september 2024, is het enkel mogelijk om verzoekschriften in te dienen en stukken van rechtspleging (bijvoorbeeld memories, schriftelijke opmerkingen i.h.k.v. een schorsingsprocedure of andere stukken die een nut hebben in de rechtspleging) elektronisch te verzenden. Voor de communicatie vanuit het Hof naar de partijen of hun advocaten, evenals de correspondentie tussen het Hof en de verwijzende rechtscolleges (inclusief het overzenden van verwijzingsbeslissingen), blijft voorlopig nog de aangetekende zending vereist.
De technische middelen voor volledige elektronische communicatie zijn op dit moment nog niet beschikbaar. Deze mogelijkheden zullen in een tweede fase worden ingevoerd, waarvoor een aanvullend koninklijk besluit nodig is om de volledige digitalisering te voltooien.
Verplicht gebruik
Partijen die geregistreerd zijn op het elektronisch platform zijn verplicht om hun stukken van rechtspleging via dit platform in te dienen. Registratie vindt plaats zodra een partij of haar advocaat in een specifieke zaak gebruik heeft gemaakt van het elektronisch platform voor het indienen van documenten. Eenmaal geregistreerd, moeten ze voor die specifieke zaak vanaf dat moment elektronisch indienen. Dit betekent dat een partij in de ene zaak gebruik kan maken van de digitale optie, terwijl ze in een andere zaak nog steeds voor aangetekende zending kan kiezen.
Het is belangrijk op te merken dat zodra een partij ervoor kiest om documenten elektronisch in te dienen in een bepaalde zaak, ze dit voor alle verdere documenten in diezelfde zaak ook moet doen. Als het om technische redenen niet mogelijk is om documenten elektronisch in te dienen, kunnen ze alsnog per aangetekende zending worden verstuurd. Technische redenen kunnen bijvoorbeeld zijn dat een document niet in het juiste bestandsformaat kan worden omgezet of dat de bestandsgrootte te groot is om te versturen.
In deze eerste fase van de invoering is het platform nog niet in staat om elektronische verzendingen of kennisgevingen door het Hof aan partijen of hun advocaten te verwerken. Deze communicatie gebeurt voorlopig zoals gezegd nog via aangetekende zending met ontvangstbewijs, ook wanneer partijen hebben gekozen voor de elektronische procesvoering.
Wat bij gebrekkig functioneren?
Wanneer het elektronisch platform door overmacht niet goed functioneert, kunnen partijen hun documenten alsnog op papier indienen. Dit kan uiterlijk de dag na het verstrijken van de indieningstermijn, via aangetekende zending of door de stukken bij de griffie van het Hof af te geven.
Gebruikers van het platform worden geïnformeerd over systeemfouten die het gebruik verstoren en kunnen hiervan een bewijs afdrukken. Dit bewijs geldt als begin van bewijs van overmacht en kan dienen om aan te tonen dat technische problemen het tijdig indienen van de stukken hebben belemmerd, waardoor zij toch aan hun verplichtingen kunnen voldoen.
Inwerkingtreding
Het Koninklijk Besluit treedt uiterlijk op 1 september 2025 in werking en dit geldt specifiek voor het indienen van verzoekschriften en het verzenden van stukken van rechtspleging.
Het elektronisch platform is echter niet alleen voor nieuwe zaken bedoeld. Het kan ook worden gebruikt voor reeds lopende procedures. Partijen die betrokken zijn bij deze hangende zaken hebben de mogelijkheid om over te stappen naar de elektronische procesvoering zodra het platform beschikbaar is. Dit biedt hen meer flexibiliteit en maakt het proces efficiënter.
