De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid
Het Nederland van twee maanden geleden is niet het Nederland van nu. Vanwege de uitbraak van het coronavirus en de bestrijding daarvan heeft het Nederlandse kabinet diverse overheidsmaatregelen opgelegd om de volksgezondheid en de economie te beschermen. Zo wordt een beroep gedaan op Nederlanders om gepaste afstand van elkaar (circa anderhalve meter) te houden en zijn bijeenkomsten met meer dan 100 personen in heel Nederland niet langer mogelijk.
Naast de directe bestrijding van het coronavirus is het van belang dat de samenleving als geheel zo veel als mogelijk normaal blijft functioneren. De bij rechtspersonen betrokkenen zien zich binnen dit kader genoodzaakt voortdurend keuzes te maken, rekening houdend met de risico’s voor de volksgezondheid, de overheidsmaatregelen en mogelijk intern (corona)beleid. Tegelijkertijd worden zij belemmerd in het maken van deze keuzes, daar waar wet of statuten niet die mogelijkheden bieden die in deze crisissituatie nodig zijn. Voor de voortgang van de bedrijfsvoering van rechtspersonen is het van belang dat overleg en besluitvorming mogelijk blijven, ook als fysiek samenkomen moeilijk of onmogelijk is. Uitgangspunt van de wet is echter nog steeds dat vergaderingen in fysieke vorm moeten plaatsvinden.
Bestuurders en toezichthouders zouden de mogelijkheid moeten hebben om met behulp van elektronische communicatiemiddelen te overleggen en te besluiten, maar hebben daar soms geen statutaire regeling voor getroffen, waardoor zij tegen beperkingen aanlopen. Algemene vergaderingen (AVA’s) of ledenvergaderingen van rechtspersonen waarbij normaliter veel mensen fysiek bij elkaar komen, kunnen als gevolg van de coronamaatregelen niet meer (of in ieder geval niet meer op dezelfde wijze) plaatsvinden. Hierdoor kunnen bepaalde besluiten, zoals vaststelling van de jaarrekening, de uitkering van dividend en de benoeming van bestuurders en toezichthouders, niet meer worden genomen of zijn deze besluiten, indien wel genomen, mogelijk aantastbaar.
De problemen zijn met name zichtbaar bij de AVA’s van beursvennootschappen, waar naast aandeelhouders ook vaak het voltallige bestuur, de raad van commissarissen, de accountant, de notaris, eventuele pers, eventuele tolken en mensen van de organisatie en techniek aanwezig zijn. Bij BV’s en NV’s met slechts één of een beperkt aantal aandeelhouders en bestuurders speelt deze problematiek minder. Hier zal in de praktijk besluitvorming zo veel mogelijk schriftelijk worden vastgelegd, en zal communicatie zo veel mogelijk via elektronische communicatiemiddelen (per e-mail, telefonisch, enzovoort) plaatsvinden.
De maatregelen die met name beursvennootschappen in het kader van corona (moeten) nemen, liggen onder een vergrootglas aangezien de coronacrisis samenvalt met het jaarlijkse algemene vergaderingenseizoen (AVA-seizoen). Nu de wet bepaalt dat de jaarlijkse AVA wordt gehouden binnen zes maanden na afloop van het boekjaar van de vennootschap (art. 2:108 lid 2 BW) op een plaats in Nederland zoals bij de statuten vermeld (art. 2:116 lid 1 BW), en het door de coronacrisis ingewikkelder is geworden om fysieke vergaderingen te houden, ziet het bestuur van beursvennootschappen zich geconfronteerd met diverse vraagstukken als: zijn er mogelijkheden om aandeelhouders op afstand te laten stemmen, kunnen aandeelhouders worden geweigerd om naar de AVA te komen, kan er volledig virtueel worden vergaderd of moet de AVA juist worden uitgesteld, en welke gevolgen heeft dit voor de verschillende agendapunten, en maakt het hierbij nog verschil of de AVA reeds is opgeroepen of niet? Soortgelijke vraagstukken spelen overigens ook bij grote coöperaties, die hun jaarlijkse ledenvergadering ook in dit seizoen dienen te houden. Kortom, het coronavirus zorgt voor de nodig opschudding en ook het bedrijfsleven wordt hierdoor flink geraakt.
Daar waar bestaande wetgeving geen of te weinig ruimte biedt om praktische problemen ten gevolge van de coronacrisis op te lossen, zijn tijdelijk aanvullende wettelijke voorzieningen of aanpassingen nodig. Een viertal belangenorganisaties (VNO-NCW en de VEUO namens het bedrijfsleven en de VEB en Eumedion van investeerderszijde) heeft zich deze problematiek aangetrokken en startte in maart 2020 een lobby voor een noodwet om het voor rechtspersonen als NV’s en BV’s, maar ook voor verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen mogelijk te maken om virtuele vergaderingen te kunnen houden.
Deze lobby is succesvol geweest, want op vrijdag 3 april 2020 stemde de ministerraad in met toezending van een noodwetsvoorstel naar de Raad van State. Het wetsvoorstel kende een ongekend korte voorbereidings- en behandelingstijd, nu ook de Raad van State binnen enkele dagen zijn advies vaststelde (maandag 6 april 2020). Na indiening van het wetsvoorstel Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid bij de Tweede Kamer op woensdag 8 april 2020, heeft de Tweede Kamer het wetsvoorstel al op 16 april 2020 aangenomen. De Eerste Kamer heeft het wetsvoorstel vervolgens op 21 april 2020 zonder stemming aangenomen. De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (hierna: Noodwet) is op 24 april 2020 in het Staatsblad verschenen en nog diezelfde dag in werking getreden. Nederland volgt hiermee landen als Italië, Luxemburg, Frankrijk en Duitsland, waar in vergelijkbare regelingen wordt voorzien.
In deze bijdrage bespreken Lieke Stroeve en Sandra Rietveld de Noodwet, waarbij zij zich beperken tot de voor rechtspersonen relevante bepalingen uit de Noodwet, met een specifieke focus op de beursvennootschap. Zij gaan eerst in op de huidige mogelijkheden voor het houden van een AVA of ledenvergadering en vervolgens bespreken zij verschillende onderdelen uit de Noodwet, zoals het vergaderen via een elektronisch communicatiemiddel en vergaderen zonder dat aandeelhouders fysiek aanwezig zijn, bestuursvergaderingen en vergaderingen van het toezichthoudende orgaan en uitstel van termijnen en verslaglegging. Ook het overgangsrecht, de inwerkingtreding en het verval van de wet komen aan de orde.
Dit artikel is gepubliceerd in het Maandblad voor Ondernemingsrecht 2020/3-4.
